Décès - cession de dossiers
Responsabilités et obligations relativement aux dossiers médicaux lorsqu’un médecin décède.
Lorsque le médecin exerçait en établissement
Lorsque le médecin décédé exerçait exclusivement dans un établissement de santé, la succession n’a aucune démarche à faire concernant ses dossiers médicaux. L’établissement où exerçait le médecin continuera de s’occuper de ceux-ci.
Les installations suivantes sont considérées comme des sites faisant partie d’un « établissement »:
- Un centre local de services communautaires (CLSC);
- Un centre hospitalier (CH);
- Un centre de protection de l’enfance et de la jeunesse (CPEJ ou CJ);
- Un centre d’hébergement et de soins de longue durée (CHSLD);
- Un centre de réadaptation (CR).
Un GMF n’est donc pas considéré comme un établissement, ni une personne ou une société qui exploite un cabinet professionnel privé ou un centre médical spécialisé (CMS).
Lorsque le médecin exerçait ailleurs que dans un établissement
1- Pratique solo
Si le médecin décédé exerçait seul dans son cabinet, la succession doit :
- Trouver un autre médecin qui sera responsable de la conservation et de l’accès aux dossiers médicaux, et non du suivi des patientes et des patients.
- Faire signer une « convention de cession », c’est-à-dire un document dans lequel on constate par écrit à qui les dossiers médicaux du médecin sont cédés. Voici le lien vers le modèle de convention fourni par le Collège.
- Transmettre une copie de cette convention au Collège dans les meilleurs délais à l’adresse cessiondossiers@cmq.org ou par la poste à l’adresse suivante :
Collège des médecins du Québec
À l’attention de la secrétaire adjointe
Cession de dossiers
1250, boulevard René-Lévesque Ouest, 35e étage
Montréal (Québec) H3B 0G2
N.B. La convention de cession de dossiers peut intervenir à titre gratuit ou à titre onéreux; dans ce cas, elle peut prévoir une rémunération du médecin qui devient responsable des dossiers.
D’autre part, si la succession est dans l’impossibilité de trouver un médecin disposé à assurer la conservation et l’accès aux dossiers médicaux, le Collège devient alors le gardien des dossiers. Il prend possession des dossiers et assure leur gestion, leur accessibilité et, ultimement, leur destruction. Dans une telle situation, la succession doit rembourser les honoraires et les frais encourus par le Collège. Ces sommes sont établies par une résolution du Conseil d’administration du Collège et comprennent les frais d’administration, d’organisation, de conservation et de destruction.
2- Pratique de groupe
Si le médecin décédé exerçait dans un groupe de médecine, la succession doit :
- Communiquer avec le Collège afin de l’informer du décès en utilisant l’adresse cessiondossiers@cmq.org.
- Communiquer avec le groupe dans lequel le médecin exerçait dans le but de remplir correctement et de faire signer le modèle de convention de cession;
- Transmettre la convention de cession dûment remplie et signée au Collège.