Gardien provisoire et cessionnaire

Définitions

• Le cessionnaire est défini comme étant un médecin qui accepte d’assumer la garde et la conservation des dossiers cliniques et des registres d’un autre médecin, et ce, de manière permanente.
• Le gardien provisoire est défini comme étant un médecin qui accepte d’assumer temporairement la garde et la conservation des dossiers cliniques et des registres d’un autre médecin.
• Le médecin qui cesse d’exercer la médecine pendant une période temporaire ou permanente, mais qui demeure inscrit avec un statut « actif » au tableau de l’ordre et qui est en mesure de conserver la garde de ses dossiers cliniques ainsi que de ses registres, a les mêmes obligations qu’un cessionnaire ou qu’un gardien provisoire.

Convention de cession

Lorsque les dossiers médicaux sont confiés à un cessionnaire ou à un gardien provisoire, une convention de cession¹, soit une entente écrite, doit être signée et transmise au Collège des médecins du Québec (CMQ) par courriel à l’adresse suivante : cessiondossiers@cmq.org.

Cette convention peut prévoir la rémunération du cessionnaire ou du gardien provisoire².

Responsabilités et obligations

Le cessionnaire, le gardien provisoire ou le médecin qui conserve la garde de ses dossiers cliniques et de ses registres³ doit :

• prendre les mesures conservatoires nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des patientes et des patients et, s’il y a lieu, de s’assurer qu’un autre médecin transmet à ces derniers les renseignements relatifs au suivi de leur état de santé.
  
  Cela signifie qu’il doit recevoir les résultats des examens prescrits ou des requêtes et en assurer le suivi en communiquant avec les patientes et les patients lorsque cela est requis et en les dirigeant au bon endroit afin qu’ils puissent recevoir le suivi approprié à leur état de santé.
  
• répondre aux demandes visant à prendre connaissance ou à obtenir copie des renseignements de santé contenus dans les dossiers cliniques dans les délais prévus au Code de déontologie des médecins (chapitre M-9, r. 17) et suivant les autres dispositions légales visant l’accès aux renseignements de santé :
  • Selon l’article 94 du Code de déontologie des médecins, le médecin cessionnaire ou gardien provisoire doit donner suite, au plus tard dans les 20 jours de sa réception, à toute demande d’accès d’une patiente ou d’un patient âgé de 14 ans et plus;
  • Selon l’article 98 du Code de déontologie des médecins, le médecin cessionnaire ou gardien provisoire doit, sur demande écrite de la patiente ou du patient et au plus tard dans les 30 jours de la demande, remettre au médecin, à l’employeur, à l’établissement, à l’assureur ou à toute autre personne que la patiente ou le patient lui indique, les informations pertinentes du dossier médical qu’il tient à son sujet ou dont il assure la conservation;
  • Le médecin cessionnaire ou gardien provisoire devra s’assurer, avant de donner copie d’un dossier médical à une patiente ou un patient ou à une tierce personne qu’aucune exception au droit d’accès n’est applicable.
• prendre les mesures nécessaires pour que les dossiers cliniques et les registres soient conservés et détruits conformément au règlement; 
• conserver et tenir à jour la liste des dossiers cliniques et la liste des registres qui lui ont été confiés et remettre une copie de celles-ci au médecin lorsque les dossiers et les registres lui sont retournés à la fin de la période de garde provisoire, le cas échéant;
• s’assurer que l’avis de cession⁴, qui doit être transmis à la patiente ou au patient par le médecin qui cesse de pratiquer de manière définitive ou temporaire, a été transmis par ce dernier, sinon lui rappeler son obligation.
• informer sans délai la secrétaire de l’ordre de tout changement à sa situation ou à ses coordonnées, et ce par courriel, à l’adresse suivante : cessiondossiers@cmq.org.

¹ Art. 24 du nouveau règlement.
² Art. 24, alinéa 2, du nouveau règlement.
³ Art. 27 du nouveau règlement.
⁴ Art. 28, alinéa 2; article 31, alinéa 2.