Support pour la tenue d’un dossier clinique : quelles sont vos obligations?
Pour les aider dans leur pratique, les médecins se servent quotidiennement de divers outils technologiques. Par le biais de cette page Web, apprenez-en plus sur les obligations auxquelles les soumet le Collège des médecins du Québec quant à l’utilisation d’un support technologique pour la tenue d’un dossier clinique.
Note : Dans cette publication, le masculin est utilisé sans préjudice et seulement pour faciliter la lecture.
Utilisation d’un support technologique
Tout médecin constitue, tient, détient et maintient un seul dossier clinique par patient et par lieu d’exercice, peu importe le mode de consultation.
Toutefois, depuis l’entrée en vigueur, le 11 juillet 2024, du nouveau Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d'exercice et la cessation d'exercice d'un médecin, tous médecins doivent remplir les obligations précédemment citées en utilisant un support technologique certifié par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS).
L’utilisation d’un support technologique plutôt qu’un support papier est devenue nécessaire afin d’assurer une meilleure sécurité et une meilleure confidentialité des données, et de permettre un exercice médical davantage en adéquation avec les besoins actuels de la profession.
Cette obligation d’utilisation de supports technologiques certifiés ne s’applique pas aux :
- dossiers et registres tenus et conservés en établissements (CHSGS, CLSC, GMF-U, CHSLD, etc.)
- dossiers de projets de recherche clinique
- dossiers de mandats d’évaluation médicale indépendante ou d’expertise
- dossiers d’intervention en santé publique
Des mesures transitoires
Afin de faciliter la transition vers ce virage technologique, seules les nouvelles inscriptions au dossier doivent être consignées sur support technologique, et ce, à compter du 1er janvier 2027.
Si un médecin consigne déjà ses dossiers sur un support technologique, mais que ce dernier n’est pas certifié par le MSSS, il devra entreprendre les démarches nécessaires pour transférer ses dossiers vers un support technologique certifié ou s’assurer que le support technologique utilisé est certifié par le MSSS d’ici au 1er janvier 2027.
Pour les médecins exerçant en solo et cumulant plus de 35 années d’exercice, la date limite pour transitionner vers un support technologique certifié par le MSSS est repoussée au 1er janvier 2030.
Liste des fournisseurs certifiés
Pour être certifié par le Bureau de certification et d’homologation du MSSS, un logiciel ou une application de dossiers médicaux électroniques (DMÉ) doit présenter plusieurs caractéristiques garantissant notamment la confidentialité, la protection et l’intégrité des renseignements y étant consignés.
La liste des logiciels ou applications de DMÉ actuellement certifiés par le MSSS est accessible ici.
Entente écrite
L’acquisition et l’utilisation d’un produit technologique pour la constitution, la tenue, la détention, le maintien et la conservation d’un dossier clinique doivent toujours faire l’objet d’une entente écrite avec le fournisseur.
Références
Articles 1, 7, 8, 9, 10, 13 et 47 du Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d'exercice et la cessation d'exercice d'un médecin.