Changement de lieu d’exercice – Pratique individuelle ou en groupe

Lorsqu’un médecin exerce hors établissement et change de lieu d’exercice, il doit s’assurer d’aviser sa patientèle et le Collège de ce changement. Des particularités supplémentaires s’appliquent lorsqu’un médecin exerce en groupe.

Lorsqu’un médecin exerce plutôt en établissement, il doit suivre les règles prévues à la Loi sur la santé et les services sociaux.

Obligations envers la patientèle

Avis à la patientèle

Le médecin qui change de lieu d’exercice (physique ou virtuel) doit transmettre un avis aux patients auprès desquels il assure un suivi clinique, au moins 30 jours avant ce changement. L’avis indique, selon le cas :

1. ses nouvelles coordonnées, c’est-à-dire l’adresse de son nouveau lieu d’exercice et son numéro de téléphone;
2. la date à laquelle ce changement sera effectif;
3. qu’il détient et maintient toujours les dossiers cliniques et les registres des patients qui l’ont consulté ou qu’il les a cédés, en tout ou en partie, à un autre médecin dont il a l’obligation de préciser le nom et les coordonnées.

Il revient au médecin de déterminer le moyen de communication le plus approprié.

Tous ces moyens sont jugés acceptables :

• avis verbal auprès de la patientèle

OU 

•  avis écrit par lettre ou par courriel lorsque la patientèle a consenti à ce mode de communication

OU

• avis sur la boîte vocale, dans le site Web ou sur la porte d’entrée de la clinique

Suivi de la patientèle

Le médecin qui change de lieu d’exercice ne se trouve pas dégagé pour autant de ses obligations relatives au suivi de sa patientèle. Consultez la page Suivi de la patientèle pour en savoir plus.

À ce sujet, le Code de déontologie des médecins (article 32) prévoit que « le médecin qui a examiné, investigué ou traité un patient est responsable d’assurer le suivi médical requis par l’état du patient, à la suite de son intervention, à moins de s’être assuré qu’un autre médecin, un autre professionnel ou une autre personne habilitée puisse le faire à sa place ».

Informations à transmettre au CMQ

Le médecin doit informer le Collège des médecins du Québec de toute modification apportée à son lieu d’exercice, au plus tard dans les 30 jours du changement. Pour procéder à une modification, le médecin doit accéder à la section sécurisée « Mon profil », du site Web, et y mettre ses informations à jour.

Lorsque les dossiers cliniques et les registres sont confiés à un autre médecin ou à un groupe de médecins, une convention de cession doit être signée et transmise par courriel au CMQ à cessiondossiers@cmq.org. Si les dossiers et les registres sont confiés à un groupe de médecins, l’un d’entre eux doit être proprement désigné comme cessionnaire répondant au nom du groupe dans la convention.

Départ du médecin exerçant en groupe

Des règles particulières s’appliquent à la gestion des dossiers et des registres lorsque les médecins exercent en groupe. En effet, lorsqu’un médecin quitte un groupe de médecins, les autres médecins du groupe demeurent responsables de la tenue, de la détention, du maintien et de la conservation des dossiers de ses patients, ainsi que des registres (article 45 du Règlement sur la tenue des dossiers).

Trois (3) exceptions permettent toutefois de déroger à ce principe :

1. Si un patient préfère suivre le médecin qui quitte à son nouveau lieu d’exercice, le groupe doit transférer le dossier clinique de cette personne au médecin qui quitte le groupe. Ce dernier demeurera donc responsable de la tenue, de la détention, du maintien et de la conservation du dossier clinique de ce patient.
2. Un patient peut également préférer être suivi par un nouveau médecin qui n’est pas membre du groupe et ainsi désigner ce nouveau médecin. Ce dernier deviendra donc responsable de la tenue, de la détention, du maintien et de la conservation du dossier clinique du patient en question. Le groupe doit alors transférer le dossier clinique de la personne visée à ce nouveau médecin désigné.
3. Si un patient n’a pas signifié de préférence de suivi au médecin qui quitte ou au groupe de médecins qui prend le relais, son dossier clinique est confié au médecin désigné dans l’entente signée par le groupe pour gérer la répartition des dossiers en cas de départ d’un médecin. Le médecin désigné devient alors responsable de la tenue, de la détention, du maintien et de la conservation du dossier clinique du patient visé.

Une liste des dossiers cliniques et une liste des registres sont dressées et conservées pendant au moins 10 ans. Une copie de ces listes est remise au médecin qui quitte le groupe (article 46 du Règlement sur la tenue des dossiers).

De plus, à moins d’une entente préalable, les frais de transfert sont à la charge du médecin qui quitte le groupe (article 46 du Règlement sur la tenue des dossiers).

Dissolution d’un groupe

Advenant la dissolution du groupe et en l’absence d’une entente préalable, les médecins désignent, pour chacun des dossiers cliniques et des registres, le médecin qui continue d’assumer la responsabilité de sa tenue, de sa détention, de son maintien et de sa conservation. Le partage est constaté dans une entente (article 46 du Règlement sur la tenue des dossiers).

Une liste des dossiers cliniques et une liste des registres sont dressées pour chacun des médecins et une copie de ces listes est remise à chacun des médecins qui formaient le groupe. Chaque médecin conserve une copie de ces listes pendant au moins 10 ans (article 46 du Règlement sur la tenue des dossiers).

À défaut d’une entente, ou si une telle désignation est impossible, le médecin ayant fait la dernière inscription ou insertion au dossier clinique continue d’assumer la responsabilité de la tenue, de la détention, du maintien et de la conservation de ce dossier (article 46 du Règlement sur la tenue des dossiers).