Questions-réponses sur la cession de dossiers

La cession de dossiers est requise dans toutes les situations où un médecin cesse d’exercer et qu’il ne peut ni assurer la conservation des dossiers cliniques de ses patients ni répondre aux demandes de dossiers. Voici quelques exemples :

Cessation d’exercice (changement de statut pour membre inactif, retraite, démission, maladie, etc.);
Radiation du tableau de l’ordre;
Décès du médecin;
Révocation du permis d’exercice;
Toute situation où le médecin accepte une fonction qui l’empêche d’assurer la garde des dossiers de ses patientes et patients;
Toute situation permettant au Collège de déterminer que la protection du public n’est pas assurée.

Le Collège agit ainsi en dernier recours, lorsque le médecin qui cesse d’exercer n’a pas été en mesure de trouver une ou un cessionnaire, malgré ses démarches, ou lorsque le Collège considère que la protection du public n’est pas assurée. Les solutions permettant de confier la garde des dossiers à un médecin cessionnaire professionnellement domicilié dans le lieu ou la région où exerçait le médecin sont toujours privilégiées.

Dans le cas d’un médecin décédé, le Collège peut accompagner la succession dans les démarches visant à trouver un cessionnaire. Lorsque ces démarches ne permettent pas d’identifier un médecin disposé à agir à titre de cessionnaire, le Collège prend alors possession des dossiers de la praticienne ou du praticien défunt.

Les frais varient en fonction du support des dossiers et sont sujets à changement suivant la fluctuation des grilles tarifaires des fournisseurs de services du CMQ.

Cela dit, dans tous les cas, le Collège facture des frais d’ouverture de dossiers, ainsi que toutes les dépenses engendrées par la récupération et le classement des dossiers.

Dossiers numériques

1. Frais d’ouverture de dossier : 1 375 $

2. Dépenses du Collège pour récupérer et traiter les dossiers :

Transfert des données : entre 500 $ et 2 000 $ selon le logiciel utilisé
Avis de cession : environ 300 $ pour une publication dans un journal local
Le Collège ne publie d’avis de cession que lorsque le médecin n’a pas avisé sa patientèle de sa cessation d’exercice et de la cession de ses dossiers au CMQ.
Copies de dossiers demandées dans les 90 jours de la prise de possession : 75 $/dossier
Entreposage des données : 24 $/gigaoctet/année
Licence DMÉ : 400 $

Dossiers papier

1. Frais d’ouverture de dossier : 1 185 $

2. Dépenses du Collège pour récupérer et traiter les dossiers :

Frais de la compagnie de transport : environ 120 $/h
Le médecin peut s’occuper de transporter lui-même ses dossiers au Collège afin de réduire les coûts. Il doit cependant, au préalable, prévoir une date de livraison avec l’agente à la cession de dossiers. Pour ce faire, il lui suffit de communiquer avec elle par courriel à cessiondossiers@cmq.org ou par téléphone au 1 888 MÉDECIN (633-3246), poste 5587.
Boîtes de dossiers à remplacer : 4 $/boîte
Ces frais s’appliquent lorsque l’intégrité d’une boîte est compromise lors de sa manipulation en entrepôt ou lorsque son format ne respecte pas celui d’une boîte d’archives standard de 1,2 pied³
Inventaire et classement des dossiers : 60 $/boîte
Une épuration à jour permet de réduire le temps requis par le Collège pour procéder à l’inventaire des dossiers reçus.
Avis de cession: environ 300 $ pour une publication dans un journal local
Le Collège ne publie d’avis de cession que lorsque le médecin n’a pas avisé sa patientèle de sa cessation d’exercice.
Copies de dossiers demandées dans les 90 jours de la prise de possession : 75 $/dossier
Entreposage : 20 $/boîte/année
Destruction : 7,50 $/boîte

Une seule facture sera acheminée au médecin, 90 jours après la réception de ses dossiers par le Collège. Cette facture recensera les coûts à ce jour engagés et ceux à prévoir pour l’entreposage et la destruction des dossiers.

Le médecin doit s’assurer de faire suivre tous les résultats d’examens à venir au Collège. Selon le cas, il doit :
Déconnecter son DMÉ du technocentre;
Faire parvenir au Collège les résultats reçus ou prendre les arrangements nécessaires auprès de Postes Canada afin que son courrier postal soit automatiquement redirigé vers le Collège;
Débrancher son télécopieur;
Communiquer avec les principaux laboratoires, qui lui transmettent d’ordinaire des résultats, afin de les inviter à les faire dorénavant suivre au Collège.

Le Collège fait analyser par un médecin les résultats d’examens reçus qui concernent les patientes et les patients dont il est cessionnaire des dossiers. Le médecin en question effectue ensuite les démarches nécessaires pour informer les patients des résultats les concernant ou les référer à la ressource appropriée pour un suivi clinique.

Non. Depuis l’entrée en vigueur du Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin, le 11 juillet 2024, le membre inactif ne peut conserver la garde des dossiers cliniques de sa patientèle et doit trouver un cessionnaire pour ceux-ci ainsi que pour les registres. À défaut, le Collège prendra possession des dossiers afin d’en assurer la conservation, la confidentialité et l’accessibilité. Les frais et honoraires encourus par le Collège au cours de cette démarche devront alors être assumés par le membre inactif.

Consultez la section sur l'arrêt de pratique/retraite pour en savoir plus.

Les médecins qui exercent en groupe peuvent constituer un seul dossier clinique par personne. Ils doivent alors s'assurer que les documents et renseignements qu'il contient sont accessibles en tout temps à l'ensemble des médecins du groupe.

Lorsqu’un clinicien quitte un groupe de médecins ou lorsqu’un groupe de médecins se dissout, des règles particulières s’appliquent. Pour connaître les responsabilités et obligations du médecin dans l‘une ou l’autre de ces situations, consultez la page Web Changement de lieu d’exercice.

Toute cession ou garde provisoire doit être constatée dans une entente écrite avec le médecin cessionnaire. Cette entente est appelée « convention de cession » et doit être transmise au Collège par courriel, dès sa signature, à l’adresse cessiondossiers@cmq.org.

Le médecin qui cesse d’exercer doit également transmettre un avis de cession à sa patientèle, au moins 90 jours avant la prise d’effet de son arrêt d’exercice. Cependant, lorsque la cessation d’exercice découle d’une situation imprévisible, comme une radiation ou un décès, l’avis de cession et la convention de cession doivent être transmis dans les 5 jours suivant le retrait du médecin du tableau de l’ordre.

L’avis de cession doit contenir la date de l’arrêt d’exercice ainsi que le nom et les coordonnées de la personne agissant comme cessionnaire.

Plusieurs moyens de transmission de l’avis de cession sont acceptés :

avis verbal à la patientèle;
avis écrit par lettre ou par courriel lorsque les patients ont consenti à ce mode de communication;
avis dans la boîte vocale, le site Web ou sur la porte de la clinique médicale;
avis publié dans le journal local.

Notons que la responsabilité de déterminer le moyen de communication le plus approprié revient au médecin qui cesse d’exercer.

Le médecin cessionnaire doit s’assurer que l’avis de cession a été transmis à la patientèle. Si ce n’est pas le cas, le médecin cessionnaire doit s’en charger.

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Pour toute autre questionCommuniquez avec le CMQ par courriel à cessiondossiers@cmq.org.