Dossiers cliniques, lieux d’exercice et cessation d’exercice : un nouveau règlement

Qui est concerné?

Tout médecin, qu’il jouisse d’un statut actif ou inactif, qu’il soit en exercice depuis de nombreuses années, en tout début de pratique ou qu’il réfléchisse à sa retraite, est interpellé par le nouveau Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice. Certains des changements y ayant été apportés sont majeurs, notamment en ce qui a trait à la tenue et à la conservation des dossiers et des registres : ils auront des impacts sur la pratique de plusieurs et requièrent donc la pleine attention des praticiennes et praticiens exerçant au Québec.

Quelles sont les principales modifications apportées au Règlement?

Voici, en résumé, ses grandes lignes :

• Dès le 1^er janvier 2027, tous les médecins exerçant hors établissement devront tenir et conserver leurs dossiers et leurs registres sur un support technologique certifié par le Bureau de certification et d’homologation du MSSS. Pour favoriser cette transition, les médecins cumulant 35 ans et plus d’exercice et pratiquant en solo auront jusqu’au 31 décembre 2029 pour se conformer.
• Notons que ce virage technologique vise les nouvelles informations qui seront versées aux dossiers des patientes et des patients. Les médecins n’ont pas l’obligation de numériser l’ensemble de leurs dossiers papier.
• Seul un médecin actif peut être cessionnaire de dossiers médicaux. Tout médecin inactif agissant actuellement comme cessionnaire devra céder ses dossiers et registres à un médecin actif ou à la secrétaire du CMQ d’ici au 31 janvier 2025.
• Le délai de conservation des dossiers passe de 5 ans à 10 ans. Or, à titre de mesure transitoire, les dossiers et les registres papier bénéficieront quant à eux d’un délai de conservation de 5 ans.
• Les registres obligatoires sont au nombre de 9, dont ces 4 nouveaux :
  • un registre des ordonnances collectives;
  • un registre en médecine d’expertise ou d’évaluation médicale indépendante;
  • un registre en lien avec un projet de recherche;
  • et un registre des entretiens des appareils et équipements utilisés.
    
    Notons aussi que le contenu de l’ancien registre des incidents et accidents a été bonifié : davantage d’informations doivent maintenant y être consignées afin d’éviter toute récidive.

• De nouvelles normes prévalent en matière de tenue de dossiers et d’utilisation d’outils technologiques lors d’une téléconsultation.
• Le terme « dossier médical » est remplacé par celui de « dossier clinique », de façon à intégrer la pratique interprofessionnelle. En effet, le dossier clinique regroupe l’ensemble des renseignements de santé nécessaires au suivi d’une patiente ou d’un patient et pas seulement ceux recueillis par un médecin.
• Des précisions sont apportées aux normes à respecter en matière de constitution et de conservation des dossiers. Cela vise principalement :
  • les personnes participant à un projet de recherche;
  • les médecins exerçant en santé publique;
  • les médecins réalisant un mandat d’évaluation médicale indépendante;
  • les médecins réalisant un mandat d’expertise.

Le CMQ développera-t-il des outils de référence pour aiguiller les médecins?

Au courant des prochains mois, nos guides seront retirés du site Web du Collège : ils feront place à une série de nouvelles pages Web explicatives abordant en détail différents aspects du nouveau règlement.

Aussi, à compter de l’automne 2024, les ateliers de formation dispensés par le CMQ aux membres de l’ordre intégreront les nouvelles obligations réglementaires des médecins.