Adresse courriel réseau sécurisée pour les médecins
En décembre 2020, le MSSS a publié la Directive sur l’utilisation sécuritaire des outils de collaboration par les médecins. Depuis, plusieurs médecins ont adhéré à la suite Office 365 du MSSS, mais pour certains d’entre eux, cette étape reste à franchir, notamment en ce qui concerne l’utilisation de l’adresse courriel réseau sécurisée se terminant par « .med ». Cette adresse courriel accompagnera le médecin tout au long de sa carrière professionnelle.
Attention : la boite « .med » d’un médecin reçoit des informations même si celui-ci ne l’a pas activée. L’activation est nécessaire uniquement pour permettre l’envoi de courriels depuis cette boite.
Tout comme les adresses courriel des universités ou des établissements de santé, l’adresse « .med » peut être facilement déduite. Si un médecin ne désire pas recevoir de courriels de patients à cette adresse courriel, il doit la paramétrer afin de les informer de ne pas attendre de réponse de sa part en recourant à cette adresse. Il doit aussi leur indiquer la façon adéquate de le joindre (par exemple via la ligne téléphonique de sa clinique).
Qu’arrive-t-il si un médecin se désengage de la RAMQ définitivement ou temporairement?
L’adresse courriel « .med » est liée à la participation du médecin au réseau public. Toutefois, il est fort probable que des informations concernant les patients du médecin, telles que des résultats d’examens complémentaires1, continuent d’être acheminées dans sa boite courriel pendant un certain temps après son désengagement. Afin de pouvoir faire les suivis nécessaires, le médecin doit s’assurer d’avoir toujours accès à sa boite courriel « .med » en communiquant avec le Centre de soutien des services numériques en santé (CSSNS) : sa situation sera alors évaluée et des mesures appropriées seront mises en place. Un service de soutien est offert du lundi au vendredi, entre 7 h et 18 h, soit en appelant au numéro 1 833 564-0404 (sans frais au Québec) ou en écrivant à l'adresse courriel soutienrqt@ssss.gouv.qc.ca.
Qu’arrive-t-il si un médecin prévoit consulter sa boite courriel « .med » pendant un séjour à l’étranger?
Pour des questions de sécurité, l’accès au réseau du MSSS est bloqué à partir de certains pays. Le médecin peut, avant de quitter le pays, communiquer avec le centre de soutien technologique de son établissement ou le centre de soutien des services numériques en santé (CSSNS) afin de savoir si sa destination est sur la liste des endroits bloqués et afin de connaître les options qui s’offrent à lui pour consulter ses courriels depuis l’étranger.
Obligation déontologique : secret professionnel
Le médecin doit garder confidentiel ce qui est venu à sa connaissance dans l’exercice de sa profession1. À cet effet, il doit prendre les moyens raisonnables pour préserver le secret professionnel, notamment en choisissant des moyens de communication sécuritaires en présence de données confidentielles. Ces dernières sont définies par le MSSS comme étant les informations à caractère personnel, médical ou social des usagers ainsi que les données de recherches et les données administratives sensibles. En fait, ce sont toutes les informations qui permettent d’identifier une patiente ou un patient, ou de faire un lien avec une patiente ou un patient et ses problèmes de santé.
Selon la directive du MSSS2, tout échange de données confidentielles doit se dérouler dans un environnement sécurisé. Si le médecin a déjà accès à un outil de communication sécurisée certifié par le MSSS3, par exemple le système de messagerie sécurisée pour les patients qui est inclus dans un DMÉ (dossier médical électronique) certifié par le MSSS, il devrait l’utiliser d’emblée. Si ce n’est pas le cas, le médecin doit recourir exclusivement à son compte corporatif MSSS, pour tous ses échanges comprenant des données confidentielles. Ce compte est sécuritaire pour les échanges entre les membres du réseau public de santé québécois. Pour envoyer un courriel à l’extérieur de ce réseau, par exemple à une patiente ou à un patient, le médecin doit utiliser un niveau de chiffrement supplémentaire (pour plus d’informations, voir : Outils et documentation | Réseau québécois de la télésanté (telesantequebec.ca).
Suite M365
La suite M365 offre des outils de collaboration modernes et sécuritaires, respectant la protection des renseignements personnels et hébergés au Canada sur le cloud Azure certifié SOC 2.
Sécurité
Respect de plusieurs mesures de sécurité, telles que les mises à jour de sécurité continues, la surveillance des échanges via un antivirus et des tests d'intrusion continus.
Validé
Validation de l'identité des médecins via la base de données du Collège des médecins du Québec (CMQ) et utilisation sécuritaire des appareils personnels.
Pourquoi utiliser la suite Office 365 du MSSS, incluant le courriel « .med »)?
Il est important de savoir que les comptes de type Gmail, Hotmail et autres ne sont pas considérés comme sécuritaires pour transmettre des informations cliniques et ne devraient pas être utilisés à cette fin.
Autres utilités du courriel « .med » :
- Communication avec les établissements
À la demande du MSSS, c’est l’ensemble des établissements du réseau de la santé qui utilise ou utilisera sous peu cette adresse pour échanger de l’information clinique et administrative avec les médecins. - Identifiant pour les outils du MSSS
Cette adresse courriel est également nécessaire en tant qu'identifiant unique pour accéder à certaines applications ou plateformes du réseau, telles que le système d’information des événements démographiques (SIED), le conseil numérique et la plateforme provinciale de soins virtuels (télédermatologie, etc.), ainsi qu'à certains applicatifs qui seront mis à jour ou développés par le MSSS. - Centralisation des informations
L’adresse courriel « .med » permet la fusion des différentes adresses courriel réseau pour une utilisation simplifiée. - Accès et inscription au bottin des ressources du réseau de la santé
Pour en savoir plus
Contactez le Centre de soutien des services numériques en santé (CSSNS) en appelant au 1 833-564-0404
Vous ne savez pas comment accéder à votre boite courriel « .med » ni comment la paramétrer?
Le MSSS a mis en place des ressources pour vous aider :
1 Certains résultats d’examens complémentaires ne sont disponibles que quelques semaines après leur réalisation. Ne pas oublier les résultats des examens de contrôle qui ont été prévus à l’avance, tel que HbA1c q 6 mois x2, etc.
2 Art. 20 du Code de déontologie des médecins.
3 Voir le point 6 de la directive du MSSS.
4 Pour vérification, consulter le site du bureau de certification du MSSS.