Tenue d’un cabinet physique et virtuel

La tenue du cabinet a de multiples avantages : elle permet au médecin de réaliser un exercice de qualité, avec professionnalisme et dans le respect de ses obligations déontologiques.

De fait, on entend par « cabinet » tout endroit où le médecin exerce sa profession, qu’il s’agisse d’un lieu physique (cabinet de consultation) ou d’un bureau virtuel dont il est ou non le propriétaire.

Notez, enfin, qu’en procédant aux adaptations nécessaires, le contenu de la présente page Web est aussi applicable en établissement.

Notez que toutes les informations relatives aux médicaments, aux substances, aux produits, aux appareils, au matériel, aux équipements et aux instruments sont pour leur part consignées dans la page Web intitulée « Tenue d’un cabinet : médicaments, substances et équipement ».

Aménagement des lieux

Les lieux physiques d’un cabinet médical doivent être aménagés de façon à vous permettre, en tant que médecin, de répondre à vos obligations déontologiques et professionnelles.

1- Aménagement des lieux, salubrité, hygiène et sécurité

En plus d’être dotés de l’ameublement nécessaire à l’exercice professionnel de la médecine, les locaux d’un cabinet médical doivent être aménagés et entretenus de façon à garantir en tout temps la salubrité, l’hygiène et la sécurité des patientes et des patients.

Plus précisément, à titre de médecin, assurez-vous que :

• les lieux sont suffisamment aérés, chauffés et éclairés;
• l’accessibilité des personnes à mobilité réduite ou atteintes d’un handicap est facilitée;
• une salle d’attente destinée à recevoir la patientèle est aménagée;
• des toilettes sont accessibles à la patientèle;
• un lavabo est installé dans chaque salle d’examen;
• les règles de prévention des infections sont observées;
• les locaux sont adaptés à ses activités professionnelles et favorisent notamment l’exécution sécuritaire des procédures chirurgicales ou des interventions effractives;
• les locaux ne sont pas encombrés, facilitant ainsi l’évacuation en ambulance en cas d’urgence;
• aucun animal n’a accès au cabinet de consultation ou au bureau, à l’exception des animaux d’assistance;
• le serveur informatique hébergeant les dossiers cliniques et les registres est situé dans un lieu sécuritaire et bien ventilé.

Vous devez disposer des déchets biomédicaux, incluant notamment les objets piquants, le matériel imbibé de sang, les organes ou les tissus biologiques selon la législation en vigueur¹ (ex. : les objets tranchants ou piquants doivent être placés dans un contenant approuvé pour leur élimination).

Si vous pratiquez la télémédecine, vous devez aménager votre lieu de travail avec professionnalisme ou choisir un fond d’écran qui atteste de votre professionnalisme.

L’entrée de votre cabinet ou de votre clinique médicale ne doit pas être située à l’intérieur d’un commerce de façon à préserver l’indépendance professionnelle des lieux et à éviter toute situation de conflit d’intérêts.

2- Secret professionnel

L’agencement des lieux doit permettre au médecin d’assurer le respect du secret professionnel.

À titre de médecin, vous devez donc vous assurer que les locaux de votre cabinet sont insonorisés : les conversations avec votre personnel ou avec les personnes qui vous consultent ne doivent pas être entendues par autrui, notamment par les personnes se trouvant dans la salle d’attente ou dans une salle de consultation adjacente.

La disposition des ordinateurs ne doit permettre à aucune personne non autorisée de lire les informations se trouvant à l’écran (ex. : les informations des écrans d’ordinateur de la réception ne doivent pas être lisibles depuis l’aire d’attente ou le comptoir d’accueil). Au besoin, un filtre de confidentialité peut être positionné sur les écrans. De plus, les écrans doivent être verrouillés lorsque laissés sans surveillance (ex. : il est inadéquat qu’une patiente ou un patient attendant un médecin dans une salle de consultation parvienne à lire à l’écran le dossier d’une personne précédemment vue en consultation).

Lors d’une téléconsultation, vous devez, en tant que médecin, vous trouver dans un lieu favorisant la confidentialité des échanges : le port d’un casque d’écoute est recommandé². Si la ou le patient n’est pas seul lors de la rencontre en télémédecine, vérifiez s’il consent à ce que la personne présente à ses côtés assiste à la téléconsultation; au besoin, suggérez-lui de changer de pièce. Vous devez également utiliser des outils technologiques³ permettant d’assurer la confidentialité et la sécurité des échanges.

Lors d’une téléconsultation par vidéoconférence, assurez-vous que la technologie utilisée ne permet pas à une ou un patient d’accéder à des informations confidentielles ne lui étant pas destinées (ex. : assurez-vous de fermer toutes les applications ou tous les fichiers non pertinents afin de diminuer tout risque de divulgation lors d’un partage d’écran).

L’aménagement des lieux doit aussi respecter les normes de gestion des archives médicales pour les dossiers papier. Autrement dit, la disposition et l’aménagement des locaux doivent tenir compte de la nécessité de préserver l’intégrité des archives et le caractère confidentiel des renseignements qu’elles contiennent (ex. : la patientèle ne devrait pas avoir accès au local des archives et les filières de dossiers ne devraient être situées ni dans la salle d’attente ni dans un bureau de consultation).

Afin d'assurer la protection des renseignements personnels de votre patientèle, vous devez, à titre de médecin, collaborer avec la personne responsable de la protection des renseignements au sein de votre organisation à l'élaboration d'une politique de gouvernance des données (art. 105 de la Loi sur les renseignements de la santé et de service sociaux).

3- Respect de l’intimité des patients

Les salles de consultation et d’examen doivent offrir un agencement permettant le respect de l’intimité des patientes et des patients. Pour qu’une médecine de qualité soit exercée, la ou le patient doit souvent se dévêtir : vous devez donc vous assurer de son confort et du respect de son intimité. Si le lieu d’examen physique se trouve à l’intérieur de la salle de consultation, aménagez un coin protégé par un rideau ou un paravent où la ou le patient pourra se déshabiller à l’abri des regards. Si l’examen physique se déroule dans un local dédié, assurez-vous que l’intimité de la ou du patient est protégée lors de l’ouverture de la porte du local. Lors d’une téléconsultation, si une portion de son corps doit être dénudée à des fins d’examen physique, veillez à ce que la ou le patient se trouve dans un endroit approprié.

4- Enregistrement d’une rencontre

Lors d’un rendez-vous médical, en virtuel ou en présentiel, vous ne devez pas enregistrer (son et/ou images) vos échanges sans avoir obtenu, au préalable, le consentement libre et éclairé de la personne qui vous consulte. Sachez, toutefois, que la ou le patient peut enregistrer la rencontre à votre insu sans qu’il soit nécessaire d’obtenir votre consentement. 

5- Communication

À titre de médecin, prenez les mesures nécessaires afin que les personnes qui tentent de vous joindre puissent avoir accès, par téléphone ou par un autre moyen technologique, au personnel de votre cabinet de consultation ou de votre bureau, durant ses heures d’ouverture.

Preuve d’inscription au tableau de l’ordre

En tout lieu où vous exercez votre profession, vous devez, à titre de médecin, fournir, sur demande, la preuve attestant que vous êtes membre du Collège des médecins du Québec. Pour vous acquitter de cette obligation, sachez qu’il est suffisant de montrer l’attestation d’inscription qui vous est délivrée annuellement par le Collège.

Bien que de nombreux médecins affichent sur les lieux de leur cabinet de consultation le permis d’exercice délivré au moment de leur assermentation, il ne s’agit pas d’une exigence légale. D’ailleurs, ce document n’est pas une preuve valable d’inscription au tableau de l’ordre.

Propriétaire ou locataire

Toute entente conclue par vous (médecin) ou par une société dont vous êtes associé ou actionnaire, et visant la jouissance d’un immeuble ou d’un espace pour l’exercice de la profession médicale, doit être constatée entièrement par écrit et comporter une déclaration des parties attestant que les obligations qui en découlent respectent le Code de déontologie des médecins, ainsi qu’une clause autorisant la communication de cette entente au Collège des médecins sur demande. Pour de plus informations à ce propos, consultez le Programme de surveillance des ententes écrites de location auprès des médecins.

¹ Voir le Règlement sur les déchets biomédicaux.
² Pour plus d’information, consultez les fiches sur la télémédecine dans le site web du CMQ.
³ Voir Fiche 1 – Téléconsultation: quels outils ou plateformes utiliser? et le site Web du MSSS www.télésantéquébec.ca.