JUNE 7, 2018

Obligation pour le membre de fournir une adresse électronique établie à son nom

Capsule no 8 sur les nouvelles règles de gouvernance des ordres professionnels
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Depuis le 8 juin 2017, le Code des professions (ci-après « Code ») prévoit que tout professionnel a l’obligation de faire connaître au secrétaire de l’ordre dont il est membre une adresse de courrier électronique établie à son nom (art. 60). Le médecin est donc tenu de fournir une adresse courriel au Collège, comprenant soit son prénom, soit son nom de famille ou les deux informations. Il doit également aviser le secrétaire de tout changement à ce sujet, et ce, dans les 30 jours du changement. 

Communication aux membres par voies électroniques

Il est de plus mentionné à l’article 60 du Code, qu’à moins qu'un autre mode de communication ne soit prescrit, la transmission d’un document à l’adresse de courrier électronique du professionnel peut remplacer celle à son adresse postale. Par conséquent, depuis l’an dernier, le Collège a éliminé le recours aux envois papier et effectue toutes ses communications de masse officielles à ses membres uniquement par voies électroniques, soit à l’aide de son site Web, sur son site sécurisé dans le portail du membre ou par le biais des infolettres — ces dernières étant le principal véhicule utilisé pour les communications administratives.

Pour toutes ces raisons, à l’occasion de la déclaration annuelle, le Collège souhaite rappeler que chaque membre doit s’assurer que l’adresse courriel inscrite à son dossier soit exacte et à jour, puisque cette adresse sera utilisée pour la transmission des communications importantes de l’ordre, telles que la convocation à l’assemblée générale annuelle, l’avis de cotisation, les consultations relatives à des projets de règlements, les informations déontologiques et légales, ainsi que la publication de lignes directrices ou de guides d’exercice. 

Soulignons également que l’élection aux postes d’administrateurs de 2018 se déroulant sur support électronique, le membre devra avoir fourni au Collège une adresse courriel établie à son nom afin d’accéder au système de vote électronique, de s’authentifier et de pouvoir voter

Problèmes de réception des infolettres du Collège

Si par ailleurs un membre ne reçoit pas les infolettres du Collège, il doit vérifier que l’adresse « infolettre@cmq.org » ne se trouve pas par mégarde dans la liste des expéditeurs bloqués ou des courriers indésirables de son service de messagerie. La vigilance est de mise en cette matière puisque plusieurs services de messagerie appliquent des règles restrictives par défaut qui envoient les courriels de masse automatiquement dans le dossier des courriers indésirables, même s’ils proviennent d’expéditeurs fiables.
 
Dans l’éventualité où cette situation se produit, après avoir retiré l’adresse « infolettre@cmq.org » de ses courriers indésirables, il est fortement recommandé au membre d’envoyer un courriel à cette même adresse pour demander d’être réintégré à la liste d’envoi. 

Précisons finalement que l’adresse de courrier électronique fournie au Collège demeurera confidentielle, puisque le Collège ne s’est pas prévalu de la possibilité d’inclure une adresse de courrier électronique professionnelle au tableau de l’ordre.

Pour modifier ou ajouter une adresse de courrier électronique au dossier de membre, voir la page Changement d'adresse.